約束事をまもらないと、ToDoリストは機能しない

こちらの記事を読み、自分に「反省しろ！」と言い聞かせているところ。

ToDoリストをしっかりと運用していくための5つのルールが紹介されているが、私が（自分にとって）重要だなー・できてないなーと思ったのはこの3点。

「2. 終わった形を明確にする」という部分です。「あれをやる」というだけでは具体的にどうすればそれが完了するのかわからないことがよくあります。

たとえばよく ToDo に「あの仕事をなんとかする」という漠然とした一行を書きつける人がいますが、「なんとか」をどうすればいいのかわからずにその書付を前にして脳はフリーズしてしまいます。やるべきことをはっきりさせる ToDo リストの５つの約束ごと | Lifehacking.jp

「完了」へと向かうためにどこで、いつ、どのような具体的なアクションをとればいいのか、少なくとも次に何をすれば進展していることになるのかを記します。これが「3. 次のアクションを準備しておく」というステップになります。
やるべきことをはっきりさせる ToDo リストの５つの約束ごと | Lifehacking.jp

ToDo になかなかとりかかれないという場合、それは自分の意思が弱いというよりも、実行可能な状態にまで細分化されていないか、明快さをともなっていないか、そもそも自信をもってできるほど情報がそろっていないといった穴があります。
やるべきことをはっきりさせる ToDo リストの５つの約束ごと | Lifehacking.jp

私はふだんToodledo : A to-do list to organize your tasksを使ってタスク管理をしている（つもり）が、最近はタスクリストに「漠然とした一行」を書き付けている場合が多い。そして先日、それが原因で失敗をした。

細分化することで、やり残しを防ぎ、タスク完了までの見通しを得る

タスクの一つに「○○関係各位に案内を郵送する」というものがあった。それ以上はなにも書かれていなかった。
この「○○関係各位に案内を郵送する」というタスク表示では、

• 完了の状態が明確でなく
• タスクが実行可能な状態まで細分化されておらず
• 結果次に何をすればよいかわからず、どのくらいの時間でそのタスクが完了できるかもわからない

ということになる。実際大してタスクを細分化せずに着手した私は

• 通知に押すはずだった印を押し忘れ
• 住所ラベルを作り、通知を印刷し、封入し・・・という作業に思ったより時間を費やし
• そして封入して満足し、なんとポストに入れ忘れそうになる

という愚を犯した。

この場合、「○○関係各位に案内を郵送する」というタスクを、

• 通知する人リスト（住所情報付き）作成
• 通知作成・印刷
• 通知に押印
• 住所ラベル印刷・貼付
• 封入
• 外に出る際に投函

などと細分化してリストにあげておけば、そしてもし可能であれば見積もり時間を記載しておけば*1、今回のような失敗はしなくてすんだと思う。「投函」というタスクに完了チェックをつけるためには、実際に投函しなければならないのだから。

最近は忙しくて、ついつい適当な形でタスクリストにタスクを放り込み、そしてそのまま実行をしようとしてしまっていた。悔やまれる。

残り２つのステップは「4. 定期的に ToDo をレビュー」することと「5. 実際に実行する」という段階になります。

動画ではここにほとんど時間を使っていませんが、この２点で工夫がなければ ToDo リストが次第に停滞してしまいます。

まったくもってそのとおりでございます、と。忙しくて漠然としたタスクを放り込むだけなのであれば、なんとか時間をとってレビュー（プレビュー）をする必要がある。

約束事を守らないと、ToDoリストは機能しない。それどころか、中途半端なToDoリストは、失敗すら招く。

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*1:Toodledoはこの見積もり時間の記入ができる点が、ひとつの強みだ